ศาสตร์เกษตรดินปุ๋ย : ขอบคุณแหล่งข้อมูล : หนังสือเส้นทางเศรษฐี

http://info.matichon.co.th/rich/rich.php?srctag=07083011158&srcday=2015-11-01&search=no

บัญชีธุรกิจ

วิโรจน์ เฉลิมรัตนา virojch@yahoo.com

การยื่นงบการเงิน ผ่านอินเตอร์เน็ต ตอนที่ 2

ตามที่กล่าวในคราวก่อนว่า กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กำหนดให้การยื่นงบการเงินประจำปี 2558 ที่จะนำส่งภายในเดือนพฤษภาคม 2559 ต้องนำส่งผ่านระบบ e-filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เท่ากับเป็นการยุติกระบวนการนำส่งงบการเงินที่อยู่ในรูปกระดาษ ที่นำส่งโดยมีผู้ถือเอกสารไปยื่นที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า มาเป็นการส่งงบการเงินโดยการสแกนเป็นไฟล์ PDF พร้อมทั้งคีย์ตัวเลขผ่านระบบการส่งงบการเงินในเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ตัวเลขล่าสุด (ณ วันที่ 12 ตุลาคม 2558) ประเทศไทยมีนิติบุคคลอยู่ 620,000 ราย มีผู้กรอกข้อมูลทางอินเตอร์เน็ตผ่าน http://www.dbd.go.th แล้ว 360,194 ราย (58%) และมีผู้ยืนยันตัวตน และได้รับอนุมัติ Username และ Password แล้ว 141,890 ราย (23%) ณ ขณะนี้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าขยายเวลาเพื่อให้นิติบุคคลไปยื่นเอกสารเมื่อกรอกข้อมูลผ่านทางระบบอินเตอร์เน็ต ออกไปโดยกิจการต้องลงทะเบียนและจัดการให้มี Username และ Password ให้เสร็จสิ้นก่อนวันที่ 30 พฤศจิกายน 2558

สำหรับใครที่ยังไม่ได้ดำเนินการ ให้รีบดำเนินการ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

(1) กรอกข้อมูลทางระบบอินเตอร์เน็ตผ่านเว็บไซต์ http://www.dbd.go.th ข้อมูลที่กรอกคือ ชื่อและเลขที่นิติบุคคล ชื่อผู้มีอำนาจลงนาม อีเมลที่กิจการต้องการให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าส่งรหัสลับไปให้ (ควรเป็นอีเมลของกรรมการ หรือเจ้าของกิจการ ยกเว้นเราไม่สามารถจัดการด้วยตนเองและต้องการมอบหมายให้ผู้ทำบัญชีเขาดูแลให้) เมื่อกดบันทึกคำขอแล้ว ให้พิมพ์แบบคำขอที่กรอกนั้นออกมา จะมีเลขที่อ้างอิงตอนบนขวาของเอกสารเป็นเลขที่คำขอ และวันที่รับ ซึ่งต้องใช้อ้างอิงตอนนำเอกสารไปยื่นครั้งแรก

(2) เตรียมเอกสารซึ่งประกอบด้วย ใบคำขอ (ที่มีเลขรับ), หนังสือแสดงความตกลงในการขอรับ Username และ Password, รายงานการประชุม (กรณีผู้มีอำนาจลงนามมีมากกว่า 1 คน ให้ศึกษารายละเอียดในเว็บไซต์) และหนังสือมอบอำนาจ กรณีกรรมการมอบหมายให้พนักงานนำไปยื่นแทน

(3) ยื่นเอกสารแสดงตัวตน เมื่อยื่นเอกสาร เจ้าหน้าที่จะคีย์ข้อมูลเข้าระบบซึ่งจะส่งอีเมลรหัสลับไปให้ตามอีเมลที่ระบุ

(4) นำรหัสลับที่ได้ไปยืนยันทางเว็บไซต์ภายใน 30 วัน

หากอ่านขั้นตอนแล้วไม่เข้าใจ อธิบายง่ายๆ ว่า ขั้นตอนทั้ง 4 ข้างต้น เป็นการยืนยันตัวตนของผู้มีอำนาจลงนามของกิจการว่า ได้รับทราบว่าจะมีการนำส่งงบการเงินผ่านระบบอินเตอร์เน็ต จึงต้องลงนามพร้อมส่งสำเนาบัตรประชาชนที่มีลายเซ็นให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมเอกสารคำขอต่างๆ ที่ทำผ่านเว็บไซต์ http://www.dbd.go.th พอได้รหัสลับมา ก็ยังต้องยืนยันรหัสลับโดยเข้าไปที่ระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอีกรอบหนึ่งเพื่อยืนยันว่ากรรมการได้รับรหัสแล้ว ทั้งนี้ หลังจากการยืนยันขั้นต้นนี้แล้ว ในภายหลังเมื่อมีการนำส่งงบการเงินจะถือเป็นการนำส่งโดยความเห็นชอบและอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ โดยที่ไม่มีการลงลายมือชื่ออีก จึงต้องยืนยันกัน 2 รอบในขั้นตอนการลงทะเบียนในระบบ

เจ้าของกิจการ หรือกรรมการบริษัท จึงควรระมัดระวังในขั้นตอนการลงทะเบียน เพื่อให้รหัสลับผ่านหูผ่านตาก่อน เนื่องจากขั้นตอนการนำส่งงบการเงินจริงหลังจากนี้ หากเรามอบหมายให้พนักงานบัญชีทำให้ เท่ากับเป็นการส่งตัวเลขอย่างเป็นทางการเสมือนหนึ่งกรรมการเป็นผู้กระทำการโดยตรง และผูกพันกิจการต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ขั้นตอนการนำส่งตัวเลขและข้อมูลดังกล่าวที่กิจการส่งผ่านระบบอินเตอร์เน็ตจะถือว่าเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการตามระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นอกจากตัวเลขในงบการเงินที่จะมีการนำส่งแล้ว ยังมีเอกสารอีก 2 ฉบับ ได้แก่ แบบ สบ.ช.3 (แบบนำส่งงบการเงิน) และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (แบบ บอจ.5) ที่โดยปกติทุกปี กิจการต้องนำส่งพร้อมกับงบการเงิน ก็จะนำส่งผ่านระบบ e-filing ดังกล่าวด้วยเช่นเดียวกัน

ในขั้นตอนการนำส่งข้อมูลในช่วงมกราคมถึงพฤษภาคมของทุกปี กิจการน่าจะจัดให้มีระบบการตรวจสอบตัวเลขและข้อมูล ก่อนนำส่ง เช่น พนักงานบัญชีอาจเป็นผู้จัดเตรียมข้อมูล โดยมีผู้ตรวจทานก่อน upload ข้อมูลเข้าระบบอินเตอร์เน็ต

กิจการควรให้ความสำคัญและระมัดระวังการนำส่งข้อมูลแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าในทุกๆ ครั้งทุกๆ ปี เนื่องจากข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นตัวเลขที่เป็นทางการที่ใช้อ้างอิงแก่บุคคลทั่วไป และเป็นตัวเลขที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะไม่มานั่งตรวจสอบความถูกต้องให้ และหากมองอีกมุมหนึ่ง การนำส่งข้อมูลผ่านระบบอินเตอร์เน็ตดังกล่าว เป็นการคีย์ข้อมูลโดยกิจการ แทนกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และผูกพันตามข้อมูลที่กิจการนำส่งอีกด้วย