ศาสตร์เกษตรดินปุ๋ย : ขอบคุณแหล่งข้อมูล : หนังสือเส้นทางเศรษฐี

http://info.matichon.co.th/rich/rich.php?srctag=07081010359&srcday=2016-03-01&search=no

บัญชีธุรกิจ

วิโรจน์ เฉลิมรัตนา virojch@yahoo.com

ระบบบัญชี กิจการร้านอาหาร

ธุรกิจร้านอาหารในบ้านเราเติบโตและมีการแข่งขันสูง นอกจากต้องมีอาหารที่มีรสชาติอร่อย สะอาด ทำเลเหมาะสมแล้ว ยังต้องมีเทคนิคด้านการตลาดที่ตอบโจทย์โดนใจลูกค้าจึงจะอยู่รอดได้

มีร้านอาหารจำนวนมากที่เก่งเรื่องการตลาด เรื่องการขายหน้าร้าน แต่ระบบการควบคุมดูแลหลังร้านอาจจะยังเป็นประเด็นที่ไม่แน่ใจว่าเหมาะสมรัดกุมหรือไม่

ร้านอาหารเริ่มต้นจากเครื่องคิดเงิน

จุดสำคัญของระบบควบคุมดูแลในธุรกิจร้านอาหาร เริ่มต้นจาก “ระบบเครื่องคิดเงิน” ซึ่งมีตั้งแต่เครื่องคิดเงินที่มีลิ้นชักปิดเปิดเพื่อเก็บเงินแบบธรรมดา ไปจนถึงเครื่องคิดเงินที่มีการใส่โปรแกรมสำเร็จรูปที่เรียกว่า POS (Point of Sales) เพื่อใช้ตั้งแต่การจองโต๊ะ ป้อนออร์เดอร์รายการอาหารที่ลูกค้าสั่ง บันทึกคิดเงินเช็กบิล และเก็บข้อมูลการขายรายวันเอาไว้เป็นฐานข้อมูลทางบัญชีและภาษี

โปรแกรมสำเร็จรูปที่ว่านี้มีการพัฒนาโดย Software House ที่เน้นสำหรับธุรกิจร้านอาหารโดยเฉพาะ มีให้เห็นในท้องตลาดหลายยี่ห้อ และเครื่องคิดเงินดังกล่าวจะต้องมีการขึ้นทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร โดยกรมสรรพากรจะพิมพ์บาร์โค้ดให้ร้านมาติดไว้ที่ตัวเครื่อง สำหรับควบคุมดูแลการบันทึกบัญชีเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

ระบบบัญชีรับเงิน-จ่ายเงิน ในร้านอาหาร

การควบคุมภายในสำหรับระบบบัญชีรับเงิน-จ่ายเงินที่ดีนั้น มีหลักว่า “ต้องแยกรายการรับออกจากรายการจ่าย” ซึ่งมีความหมายว่า เมื่อขายอาหารและเก็บเงินได้ เงินรับจากการขายจะไม่นำไปปะปนหรือดึงเงินส่วนนี้ไปใช้จ่าย ทั้งนี้ เพื่อให้การตรวจสอบความถูกต้องเป็นไปได้โดยสะดวก และเป็นการควบคุมไม่ให้พนักงานยักยอกเงินอีกด้วย

การควบคุมด้านรับเงิน

ระบบการควบคุมเงินสดรับจากการขายนั้น กิจการจะมีแคชเชียร์ซึ่งทำหน้าที่เป็นรอบๆ บางร้านอาจจะมีแคชเชียร์หลายคนในรอบเดียวกัน ก็จะต้องร่วมกันรับผิดชอบยอดเงินสดรับให้ตรงกับรายงานการขาย เมื่อปิดรอบของแคชเชียร์เจ้าหน้าที่จะต้องนับเงินสดชนยอดกับรายงานการขาย โดยตรวจนับกับพนักงานที่ไม่ได้ทำหน้าที่แคชเชียร์ในขณะนั้นอีกคนหนึ่ง เรียกว่าเป็นระบบตรวจสอบซึ่งกันและกัน หรือ Dual Control คือ ต้องตรวจนับร่วมกัน 2 คน โดยทั้ง 2 คน ต้องตรวจนับให้ได้ตรงกัน แล้วนำไปหยอดลงตู้นิรภัย โดยทั้ง 2 คน ต้องร่วมเป็นพยานรู้เห็นว่าได้หยอดใส่ตู้ตามยอดที่ตรวจนับได้โดยไม่มีการเปิดซองออกอีก

ซองเงินที่หยอดลงตู้จะถูกเปิดออกโดยพนักงานบัญชีอีกคนหนึ่ง (คนที่ 3) เพื่อตรวจนับว่าตรงกับรายงาน แล้วจึงนำเงินสดรับนั้นนำไปฝากธนาคาร ส่วนใหญ่พนักงานคนที่นำเงินไปฝากมักเป็นพนักงานอาวุโส หรือผู้ที่ไว้ใจได้ บางครั้งเจ้าของกิจการจะเป็นคนทำหน้าที่ดังกล่าว ยอดเงินที่ฝากเข้าบัญชีธนาคารนั้นมักนำฝากด้วยยอดที่สามารถสอบยันตรงกันกับรอบการขายแต่ละรอบได้ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบตัวเลขในภายหลังหากมีข้อสงสัย เช่น การขายวันนั้นมีการปิดยอดเงิน 4 รอบ จะมีเงินสดแยก 4 ซอง เวลานำฝากธนาคาร หากนำฝากพร้อมกัน จะแยกใบนำฝาก หรือรวมยอดก็ไม่ผิดกติกา แต่จะต้องสอบยันกับยอดทั้ง 4 รายการได้ เป็นต้น

และเพื่อลดความเสี่ยงจากการถือเงินสดจำนวนมากๆ อาจกำหนดไว้ว่าเมื่อเงินสดรับจากการขายถึงจำนวนเงินเท่าใดจะต้องปิดยอดและตรวจนับเพื่อหยอดใส่ตู้เซฟ หากสังเกตร้านสะดวกซื้อชั้นนำเขาจะมีเงินติดร้านอยู่ไม่เกิน 5,000 บาท เนื่องจากเงินสดรับที่เกินกว่านั้นได้รับการตรวจนับใส่ซองและหยอดลงตู้เซฟไปเรียบร้อยแล้ว

การเก็บเงินจากลูกค้านั้น ลูกค้าบางคนอาจชำระด้วยบัตรเครดิต บางคนชำระด้วยเงินสด ในระบบ POS ที่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปนั้น เขาจะตั้งเมนูไว้ให้พนักงานแคชเชียร์กดเลือกว่าชำระด้วยเงินสดหรือบัตรเครดิต ฐานข้อมูลการบันทึกรายการก็จะแยกประเภทตามวิธีการชำระเงินของลูกค้า รายงานจะแจกแจงยอดออกมาทั้งรับชำระด้วยบัตรเครดิต แยกรายบัตรของแต่ละธนาคาร ยอดรับชำระด้วยเงินสด

การควบคุมด้านจ่าย

ด้านเงินสดจ่ายนั้น กิจการควรตั้งกองขึ้นมาต่างหาก ไม่ปะปนกับเงินสดรับจากการขาย โดยพิจารณาวงเงินจากเงินหมุนเวียนที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละช่วงเวลา เช่น กิจการอาจกำหนดวงเงินไว้ 10,000 บาท วงเงินลักษณะนี้เรียกว่า Imprest System คือจำนวนเงินที่กำหนดจำนวนคงที่ไว้ และมอบหมายให้มีผู้ถือเงิน วงเงินนี้เรียกว่า “วงเงินสดย่อย” (Petty Cash Float) ซึ่งมีหลักควบคุมง่ายๆ คือ เงินสด บวกกับ บิลที่จ่ายซื้อของ จะต้องเท่ากับยอดวงเงินเสมอ เช่น หากใช้จ่ายเงินออกไปรวมกันเท่ากับ 8,500 บาท จะมีบิลหลายๆ ใบรวมกันเท่ากับ 8,500 บาท และมีเงินสดคงเหลือ 1,500 บาท

เมื่อเงินสดในมือพร่องลงไปถึงระดับหนึ่ง จะมีการเบิกชดเชยเงินสดย่อยด้วยยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ในตัวอย่างข้างต้น จะทำยอดเบิกชดเชย 8,500 บาท เพื่อให้เงินสดในมือกลับมาอยู่ที่ 10,000 บาทตามเดิม และในขั้นตอนการเบิกชดเชย บิลเอกสารจะถูกนำไปแนบใบสำคัญจ่ายสำหรับรายการเบิกชดเชยเงินสดย่อยนั้น

มีกิจการจำนวนมากนิยมเบิกเงินด้วยยอดกลมๆ เช่น เบิก 10,000 บาท ทบเข้าไปกับยอดเงินคงเหลือ 1,500 บาท ทำให้เงินสดในมือมีอยู่ 11,500 บาท (ไม่ใช่ 10,000 บาทตามวงเงิน) การเบิกด้วยยอดกลมๆ ในลักษณะนี้จะทำให้การควบคุมดูแลยอดเงินไม่สามารถตรวจนับได้ตลอดเวลา ตามที่กล่าวข้างต้น โดยปกติจะควบคุมได้ต้องมีการปรับปรุงและบันทึกสมุดเงินสดที่ทันต่อเหตุการณ์เท่านั้นจึงจะสามารถควบคุมดูแลเงินสดที่ไม่เป็นวงเงินได้ แต่ในทางปฏิบัติ ไม่ค่อยพบว่าร้านค้าจะมีเวลามาทำสมุดเงินสด เนื่องจากงานหน้าร้านที่เร่งรัด ระบบเงินสดย่อยที่คุมเป็นวงเงินและเบิกชดเชยด้วยยอดที่เบิกจ่ายจึงเป็นระบบที่ใช้ควบคุมได้จริงในทางปฏิบัติ

การบริหารจัดการร้าน

การจัดผังและพื้นที่ใช้งานหลังร้าน มีความสำคัญอยู่ไม่น้อย แม้ว่าส่วนใหญ่พื้นที่หลังร้านจะมีขนาดเล็ก และคับแคบ แต่การจัดพื้นที่หลังร้านให้ทำงานได้สะดวกและช่วยป้องกันการเดินเข้าออก การเข้าถึงพื้นที่ มีผลอย่างมากต่อการระแวดระวัง โดยเฉพาะช่วงเวลาที่ชุลมุน ทดลองสังเกตซุปเปอมาร์เก็ตหลายๆ แห่ง เขาจะมีหลักในการจัดวางเครื่องคิดเงินที่ยากสำหรับคนที่ไม่เกี่ยวข้องจะเข้าไปยุ่มย่าม แม้กระทั่งพนักงานด้วยกัน การจัดวางตำแหน่งที่เก็บเอกสารสำคัญ การเคลียร์เอกสารออกในแต่ละวัน ตำแหน่งที่ตั้งของเซฟ การวางกล้องวงจรปิดในจุดต่างๆ ไว้ตรวจสอบกรณีเกิดปัญหาเงินขาด เงินหาย รายละเอียดเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการใส่ใจจากเจ้าของร้าน

การนำเงินสดรับออกจากตู้เซฟเพื่อนำไปฝากธนาคารมีความเสี่ยงในระหว่างขนย้าย ร้านค้าบางแห่งทำประกันภัยสำหรับการสูญหาย โดนปล้น (ระหว่างการขนย้ายเงิน) กับบริษัทประกันภัย ก็ช่วยลดโอกาสและความเสี่ยงในการสูญเสียได้

ร้านค้าในบ้านเราอาจจะไม่ค่อยนึกถึงการประกันภัยอีกรูปแบบหนึ่ง ที่เรียกว่า การประกันภัยความรับผิดต่อสาธารณชน (Public Liabilities Insurance) เพื่อลดความเสียหายที่ร้านต้องชดใช้บุคคลภายนอกหรือลูกค้า กรณีเกิดความสูญเสีย เกิดความเสียหายจากอุบัติเหตุอันเนื่องมาจากการบำรุงรักษาและการดูแลสถานที่ ความเสียหายต่อทรัพย์สินและความบาดเจ็บทางร่างกาย เช่น ลูกค้าหกล้มเนื่องจากพื้นเปียก หรือมีพื้นต่างระดับในร้าน ซึ่งเบี้ยประกันภัยจะกำหนดโดยขึ้นอยู่กับประเภทของกิจการ ลักษณะของร้านค้า โอกาสและความเสี่ยงที่จะเกิดเหตุ ร้านค้าบางแห่งทำประกันแบบ IAR (Industrial All Risk) คือกรมธรรม์เดียวคุ้มครองภัยต่างๆ ครอบคลุมนอกเหนือจากอัคคีภัย

ข้อมูลเชื่อมโยง POS ไปโปรแกรมบัญชี

ข้อมูลการขาย ตั้งแต่ม้วนเทปไปจนถึงรายงานการขาย หากมีการเชื่อมต่อไปยังโปรแกรมสำเร็จรูปด้านบัญชีแล้ว ร้านค้าก็สามารถปิดบัญชีได้อย่างรวดเร็วทันเวลา เนื่องจากข้อมูลการขายมีรายละเอียดมาก อย่างไรก็ตาม เท่าที่เห็นในบ้านเรา มักใช้โปรแกรมหน้าร้าน (POS) เพียงระบบเดียว ส่วนการปิดบัญชีนั้นจัดทำแยกต่างหากไม่เชื่อมโยงข้อมูลกัน ในทางเทคนิค ระบบ POS สามารถเชื่อมโยงกับโปรแกรมบัญชี (Interface) ได้ หากโปรแกรมบัญชีมีคุณสมบัติรองรับการเชื่อมต่อข้อมูลจากการขายหน้าร้าน และต้องให้โปรแกรมเมอร์เป็นผู้เชื่อมโยงข้อมูลให้

มีโปรแกรมสำเร็จรูปบางโปรแกรมมีคุณสมบัติรองรับทั้งระบบ POS กับระบบบัญชีหลังร้าน โดยขายแยก หรือรวมกันตามความต้องการใช้งานของร้านค้า