ศาสตร์เกษตรดินปุ๋ย : ขอบคุณแหล่งข้อมูล : หนังสือเทคโนโลยีชาวบ้าน
http://info.matichon.co.th/techno/techno.php?srctag=05113151059&srcday=2016-10-15&search=no
| วันที่ 15 ตุลาคม พ.ศ. 2559 ปีที่ 29 ฉบับที่ 633 |
บัญชีชาวบ้าน
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา virojch@yahoo.com
ค่าใช้จ่ายกิจการ กับ ค่าใช้จ่ายส่วนตัว
กิจการเจ้าของคนเดียว มักมีปัญหาการนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาปะปนกับค่าใช้จ่ายของกิจการ ด้วยความที่ไปคิดเอาเอง ทึกทักไปเองว่า เงินในบริษัท ก็คือเงินของเจ้าของ เหมือนกระเป๋าซ้ายกระเป๋าขวา เวลาใดที่ไม่อยากใช้กระเป๋าส่วนตัว ก็ย่อมใช้กระเป๋าบริษัทได้โดยไม่เป็นการผิดกติกา
แต่หากเราคิดกันตามหลักการที่ถูกต้องแล้ว บริษัทเป็นหน่วยธุรกิจที่แยกออกจากส่วนตัวอย่างชัดเจน ค่าใช้จ่ายใดๆ ที่จ่ายจากกิจการ ย่อมต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างแท้จริง หากเป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปเพื่อประโยชน์โดยส่วนตัว แม้จะของเจ้าของกิจการก็ตาม ย่อมถือได้ว่า ไม่เหมาะสม และไม่ควรจ่ายจากบริษัท
ผมเชื่อว่า พูดแบบนี้คงจะกระทบถูกเจ้าของกิจการจำนวนมาก และคงจะมีคำอธิบายตามมาเพื่อสนับสนุนหรือให้เหตุผลว่า ค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วดูเหมือนเพื่อประโยชน์เฉพาะบุคคลที่เป็นเจ้าของนั้น อันที่จริงเป็นการอำนวยความสะดวกให้เกิดขึ้นต่อเจ้าของกิจการในการดำเนินกิจการในฐานะฝ่ายบริหาร จะบอกว่าไม่เกี่ยวข้องอย่างที่คุณว่านั้นหาได้ไม่
ลองยกตัวอย่างให้เห็นชัดๆ ดีกว่าครับ
– เจ้าของกิจการจะซื้อรถยนต์ อาจเลือกซื้อในนามบริษัท จะได้นำค่าเสื่อมราคาไปลงเป็นค่าใช้จ่าย
ซื้อรถในนามบริษัท จากนั้น จ่ายค่าน้ำมัน จ่ายค่าซ่อมแซม ค่าบำรุงรักษา ค่าอะไหล่ ก็เบิกจ่ายจากบริษัท แล้วไปลงเป็นค่าใช้จ่าย
– เจ้าของกิจการ (เป็นฝ่ายบริหารควบคู่ไปด้วย) ไปทานข้าว อาจจะนัดลูกค้าหรือเพื่อนไปทานด้วย นำบิลมาเบิกเป็นค่ารับรอง ลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท
– บริษัทตั้งอยู่บริเวณเดียวกับบ้านเจ้าของ ถมดิน ปรับปรุงสวนและสนามหญ้า จึงว่าจ้างคนทำสวนให้กับบริษัท ลงเป็นส่วนปรับปรุงที่ดิน หรือค่าใช้จ่าย
– เจ้าของซื้อไวน์ เบิกบิลบริษัท เอาไปลงเป็นค่าใช้จ่าย
– เทศกาลปีใหม่ ตรุษจีน คริสต์มาส ซื้อของขวัญให้กับผู้มีอุปการะ ซื้อในนามบริษัท
– เจ้าของเดินทางไปต่างประเทศ ซื้อตั๋วเครื่องบิน ค่าที่พักโรงแรม ในนามบริษัท และอื่นๆ อีกมากมาย…ฯลฯ
จะเห็นว่า ค่าใช้จ่ายที่กล่าวมานี้ เอาเข้าจริงๆ มันก็ดูก้ำกึ่ง หรือพอถูไถ จะบอกว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ ฝ่ายบริหารต้องสร้างเครือข่าย คอนเนคชั่น ต้องเดินทางไปดูงาน ติดต่อสั่งซื้อสินค้า ไปดูโรงงานผู้ผลิตวัตถุดิบที่บริษัทต้องสั่งซื้อ ต้องเดินทางใช้รถในการไปประชุมพบปะคู่ค้าไม่ว่าจะเป็นลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ การซ่อมแซมปรับปรุงสถานที่ก็เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้บริเวณบริษัทดูสวยงาม เจริญหูเจริญตา น่าทำงานสำหรับพนักงาน
ในทางปฏิบัติ บริษัทคงต้องทำให้เกิดความชัดเจนว่า อะไรเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท อะไรเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว วิธีการที่มักใช้ปฏิบัติกันให้เกิดความชัดเจน คือ เวลาเดินทางไปต่างประเทศ จะต้องมีกำหนดการนัดหมาย รายชื่อบุคคล และบริษัทที่เดินทางไปพบ วาระหรือเรื่องที่นัดหมายพูดคุย ตารางการเดินทาง (itinerary) ผู้ร่วมเดินทาง (ซึ่งควรจะเป็นพนักงานบริษัท) ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เกิดความชัดเจน และตัดปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้
นอกจากเรื่องความถูกต้องเหมาะสม ซึ่งพอเอาเข้าจริงๆ ผู้คนส่วนมากมักจะละเลยไม่สนใจ (เนื่องจากนักบัญชีอาจจะขัดไม่ทำตามคำสั่งเจ้าของกิจการไม่ได้) แต่ประเด็นเหล่านี้ ก็เป็นเรื่องซึ่งหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐทราบดี เพราะหากเราไปดูกฎหมายภาษีอากร จะมีเงื่อนไขการนำค่าใช้จ่ายมาบันทึกในบริษัท ในประเด็นข้างต้นแทบทุกเรื่อง ซึ่งเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนดก็มีออกมาเพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้กิจการนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาปะปนกับค่าใช้จ่ายของกิจการนั่นเอง
บริษัทจ่ายเงินซื้อรถยนต์นั่งสำหรับผู้บริหาร
การปฏิบัติทางบัญชีโดยทั่วไปในความเป็นจริง ก็ค่อนข้างพูดยากว่าจะยอมให้บันทึกเป็นสินทรัพย์ของกิจการหรือไม่ โดยส่วนใหญ่ทั้งนักบัญชีและผู้สอบบัญชีก็มักจะไม่ขัดข้องที่กิจการจะบันทึกเป็นสินทรัพย์ แล้วตัดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งาน อย่างไรก็ตาม กรมสรรพากรมีเงื่อนไขออกมาเป็นกฎหมายภาษีอากรว่า รถยนต์นั่งที่เรียกว่า รถเก๋ง กรมสรรพากรอนุญาตให้นำไปคำนวณค่าเสื่อมราคาได้จากราคาทุนของสินทรัพย์ในส่วนที่ไม่เกิน 1,000,000 บาท
สมมติว่า ผู้บริหารซื้อรถยนต์ราคา 4,000,000 บาท ตามบัญชีคิดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานโดยประมาณ 5 ปี เท่ากับ กิจการจะมีค่าเสื่อมราคา ปีละ 800,000 บาท (ทางบัญชี) แต่ในการคำนวณภาษีเงินได้ จะถือว่ามีค่าเสื่อมราคาเพียง 200,000 บาท หากอัตราภาษี 20% เท่ากับว่าทางภาษีจะต้องเสียภาษีเพิ่มจากตัวเลขทางบัญชี 120,000 บาท ต่อปี (600,000 x 20%) กิจการจะบันทึกบัญชีก็บันทึกไป แต่เวลาคำนวณภาษีเงินได้ ต้องนำตัวเลขมาปรับปรุงที่เรียกกันว่า “บวกกลับทางภาษี”
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับรถยนต์นั่ง
ประเด็นต่อเนื่องกันมา คือ เมื่อกิจการซื้อรถยนต์ จะเกิดค่าซ่อมแซม ค่าเปลี่ยนอะไหล่อุปกรณ์ต่างๆ คำถามตามมาก็คือ จะถือว่าค่าซ่อมแซมเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้หรือไม่
กรมสรรพากรก็คงมองแล้วว่า หากจะห้ามไปเสียทั้งหมดก็คงถูกผู้เสียภาษีบ่น เลยผ่อนๆ ให้ว่า หากเป็นค่าซ่อมรถยนต์ของบริษัทให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายได้ ในจำนวนเงินตามสมควร กล่าวคือ ค่าซ่อมไม่เกินเลยและสมเหตุสมผล อย่างไรก็ตาม ในค่าซ่อมนั้นหากมีภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ ภาษีซื้อจากการซ่อมรถ ไม่ให้นำมาถือเป็นภาษีซื้อที่จะนำไปหักกับภาษีขาย แต่ให้ถือรวมเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่าย
ค่ารับรอง
การดำเนินธุรกิจ ในบางครั้งมีการนัดหมายลูกค้าเพื่อพูดคุย เพื่อให้เกิดข้อตกลงซื้อขายทางธุรกิจ หรือเจรจาต่อรองทางธุรกิจนอกสถานที่ ตามโรงแรม ภัตตาคาร ร้านอาหาร ร้านกาแฟ มีการจ่ายเงินค่าอาหาร เครื่องดื่ม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับธุรกิจ นำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากโดยลักษณะของค่าใช้จ่ายเหล่านี้ มีลักษณะที่พิสูจน์ได้ยากว่า เป็นการเลี้ยงรับรองลูกค้า หรือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว จึงมีการกำหนดเพดานเอาไว้ชัดเจนว่า นำมาถือเป็นค่าใช้จ่ายได้ไม่เกิน 0.3% ของรายได้รวม หรือทุนชำระแล้ว แล้วแต่ตัวใดจะมากกว่า
ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีทุนชำระแล้ว 10 ล้านบาท รายได้รวม 100 ล้านบาท กิจการจะมีค่ารับรองได้ไม่เกิน 0.3% ของ 100 ล้านบาท = 300,000 บาท บริษัทจะบันทึกค่ารับรองได้ไม่เกิน 300,000 บาท แปลว่า หากค่ารับรองตามจริงเท่ากับ 250,000 บาท กิจการจะรับรู้ค่ารับรองทางภาษีได้ 250,000 บาท (ไม่ใช่เต็มเพดาน 300,000 บาท)
ในการปฏิบัติเรื่องเอกสารหลักฐานสำหรับค่ารับรองนี้ กิจการยังต้องจัดทำรายงานการจ่ายค่ารับรอง โดยต้องระบุว่า ให้การรับรองใคร เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจในเรื่องใด ผู้ได้รับการรับรองคือใคร (ควรจะเป็นลูกค้า) เป็นการเพิ่มเติมอีกด้วย
ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน ค่าเดินทาง
โดยวิธีปฏิบัติ กิจการจะกำหนดนโยบายการเบิกค่าเดินทางจากบริษัทว่า กรณีใดบ้างที่สามารถเบิกจากบริษัทได้ บางแห่งมีการให้ค่าน้ำมันโดยนำบิลน้ำมันมาเบิก ในเรื่องนี้ มีอยู่สองแนว คือ หนึ่ง เบิกตามบิลที่จ่ายจริง และสอง ให้เป็นลักษณะเบี้ยเลี้ยงค่าน้ำมัน ด้วยจำนวนเงินที่แน่นอนตายตัว เช่น 5,000 บาท เป็นต้น กรมสรรพากรจะดูจากการกำหนดนโยบายไว้ชัดเจนเป็นสำคัญ อย่างไรก็ตาม กรณีให้เป็นจำนวนเงินตายตัว พนักงานจะต้องถือเป็นเงินได้นำไปคำนวณเพื่อเสียภาษีบุคคลด้วย ในความเป็นจริง จึงมีบริษัทที่ใช้วิธีให้เบิกตามบิล แต่ให้ไม่เกิน 5,000 บาท กลายเป็นลูกผสม ซึ่งถ้าถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด อาจถูกตีความว่า บริษัทให้เป็นจำนวนเงินแน่นอน พนักงานต้องนำมาเสียภาษีอยู่ดี เรื่องนี้ในทางปฏิบัติจึงมีปัญหาพอสมควร
ค่าใช้จ่ายที่มีลักษณะเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
ค่าใช้จ่ายที่โดยลักษณะแล้วโน้มเอียงไปในทางที่เป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว กรมสรรพากรจะถือเป็น “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” แม้จะบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายก็ต้องนำมาปรับปรุงทางภาษี
ค่าใช้จ่ายที่บริษัทไม่สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีมีหลายตัว ไม่สามารถบรรยายได้หมดในบทความนี้ หากสนใจ สามารถหาอ่านในประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี เงื่อนไขในกฎหมายจะพูดถึงค่าใช้จ่ายที่มีลักษณะก้ำกึ่งอย่างที่กล่าวมาข้างต้น ครบเกือบทุกกรณี หากมีโอกาสจะนำมากล่าวถึงเพิ่มเติมให้ทราบ ถ้ามีผู้อ่านสนใจ (เขียนมาบอกว่าสนใจด้วยนะครับ)